Excel-Verknüpfungen automatisiert anpassen

Um auch umfangreiche Tabellen optimal organisieren zu können und mit unterschiedlichen Daten aus dem Unternehmen auf dem aktuellsten Stand zu halten, werden häufig Excel Verknüpfungen verwendet. Und dies aus gutem Grund: Denn die Excel Verknüpfungen bieten grundsätzlich eine sehr komfortable Möglichkeit, mehrere Datenquellen in einer Tabelle direkt einzubinden. Auf diese Weise lassen sich relativ einfach und schnell Verbindungen zwischen mehreren Dokumenten herstellen.

Excel Verknüpfungen können bei einer Datenmigration verloren gehen

Geht man von einer stets gleichen und zu 100 Prozent starren IT-Struktur innerhalb einer Organisation aus, so bleiben auch interne Verlinkungen wie Excel Verknüpfungen stets valide. Denn die exakten Dateipfade bleiben in diesem Fall immer gleich. Allerdings entspricht diese theoretische Annahme nicht der Realität der heutigen Unternehmens-IT, die kontinuierlichen Veränderungen und Anpassungen unterworfen ist.

So können Probleme mit Excel Verknüpfungen beispielsweise dann entstehen, wenn durch eine Datenmigration Veränderungen an den Dateistrukturen innerhalb des Unternehmens vorgenommen werden. Verschieben sich die Ziele, Pfade und Speicherorte, laufen die statisch angelegten Excel Verknüpfungen zwangsläufig ins Leere. Die für die entsprechende Zelle innerhalb der Tabelle benötigte Information wird nicht mehr gefunden.

Die Tragweite dieser Problematik wird vor allem dann deutlich, wenn man sich die Menge der typischerweise vorhandenen Dokumente innerhalb eines Unternehmens vor Augen führt. Selbst in kleineren Firmen ist dadurch schnell eine sehr große Anzahl an Excel Verknüpfungen vorhanden.

Datenmigration inklusive Excel Verknüpfungen

Welche Möglichkeiten haben Unternehmen, um nach Veränderungen innerhalb der Ordnerstrukturen sicherzustellen, dass alle Excel Verknüpfungen weiterhin einwandfrei funktionieren?

Eine manuelle Überprüfung und Anpassung durch die Mitarbeiter der IT-Abteilung beziehungsweise den Administrator ist sehr zeitraubend und aufwändig, da jeder einzelne Link individuell geprüft werden muss. In der Praxis kommt dies deshalb als Mittel eigentlich nur dann in Frage, wenn im Unternehmen nur wenige Excel Verknüpfungen vorhanden sind.

Die weitaus smartere Variante ist der Einsatz von Migrationswerkzeugen für die automatische Überprüfung und Korrektur von Excel Verknüpfungen. Die Lösung FirstWare-MigrateLink wurde exakt für diesen Einsatzzweck entwickelt. Excel Verknüpfungen werden nach einer Reorganisation des Datenbereichs vollautomatisch korrigiert und an die neue Ordnerstruktur angepasst.

Mit der kostenlosen Software FirstWare-LinkInspector bieten wir Ihnen die Möglichkeit, eine erste Analyse kostenlos durchführen zu können. Verschaffen Sie sich einen Überblick und erfahren Sie detailliert, wie viele und welche Typen von Excel Verknüpfungen Sie in bestimmten Datenbereichen haben. Die Auswertung zeigt Ihnen, wo Handlungsbedarf besteht und stellt eine ideale Grundlage für weitere Schritte dar.

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