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Self Service

Oft ist der Zeitfaktor im Unternehmen ausschlaggebend. Um Administratoren und HelpDesk zu entlasten, verwenden Unternehmen deshalb immer häufiger Self-Service-Technologien. Anwender werden auf diese Weise unabhängiger von Zeit, Ort und Ansprechpartnern. Ein schnellerer, proaktiver Support im Unternehmen sorgt für höhere Zufriedenheit und ist kostensparend.

AD-IDM-uebersicht

Nutzen Sie Ihre AD-Infrastruktur als Grundlage um Self Services (AD IDM). Bisher ist dies wenig verbreitet. In Unternehmen wird dies meist über Identity Management Systeme oder HelpDesk-Software abgebildet. Der direkte Weg über Active Directory bietet Ihnen einige Vorteile.


Typische Aufgaben im Self Service

Mitarbeiter und Anwender haben oft Aufgaben oder Schwierigkeiten, die sie technisch nicht selbst lösen können.

Die Aufgabe wird vom Mitarbeiter folglich erfasst und an einen Bearbeiter mit entsprechender Kompetenz weitergegeben. Viele dieser Tasks sind Routine-Aufgaben. Diese können zum Vorteil von Bearbeiter und Anwender im Self Service abgebildet werden. Einige Beispiele:

  • Informationen zu anderen Mitarbeitern, z.B. Telefonbuch
  • Eigene Informationen anzeigen und bearbeiten
    • Telefonnummer
    • Adresse
    • Mitarbeiter-Foto
    • Personalnummer
    • Resturlaub
  • Einkäufe und Beschaffungen
    • IT-Shop
    • Bestellung für Büromaterial
  • Genehmigungen anfragen
    • Laufwerksberechtigungen
    • Projektfreigaben
    • Urlaubsanträge

Vorteile der Selbstverwaltung

Das Hauptziel beim Einsatz von Self-Service Technologien besteht darin, die Mitarbeiter im Unternehmen in ihrer alltäglichen Arbeit zu unterstützen. Mit dem Einsatz von Self-Service-Funktionalitäten nimmt der Arbeitsaufwand für IT-, Helpdesk- und Personal-Mitarbeiter bei Routineaufgaben ab. Diese Mitarbeiter werden entlastet. Die Anwender verantworten Ihre Daten selbst (Employee Self Service).

Mit und ohne Self Service

Vorteile aus Unternehmenssicht

Aus der Sicht des Unternehmens bringen Self-Service Technologien enormen Mehrwert.

  • Reduzierung Personalkosten
  • Reduzierung Zeitaufwand Administration
  • Delegation von Aufgaben
  • Entlastung Personalabteilung, IT und HelpDesk

Self Service führt zur Entlastung des Personals und zur Beschleunigung von standardisierten Workflows/Prozessen. Ihre Mitarbeiter können Aufgaben wahrnehmen, die mehr Bedeutung für das Betriebsergbnis haben.

Vorteile aus Anwendersicht

Aus Mitarbeitersicht bringt eine Selbstverwaltung die Möglichkeit selbst aktiv werden zu können.

  • Support wird teilweise selbstständig
  • Support wird beschleunigt
  • keine Warteschlangen
  • Keine telefonische Weiterleitung

Damit übernimmt der Mitarbeiter auch mehr Verantwortung.

Herausforderungen

Neben den positiven Effekten können Self-Service-Technologien auch technische Herausforderungen mit sich bringen. Eine unfreundliche Benutzeroberfläche oder ein umständlich bedienbares IDM-Portal könnten Hindernisse für Kunden und Mitarbeiter darstellen. Zusätzlicher Zeit- und Personalaufwand für den Support können die Folge sein.

Das Risiko: Der erhoffte Mehrwert stellt sich nicht ein.

Lassen Sie sich von unseren erfahrenen IDM und AD-Spezialisten beraten.
Stellen Sie sicher, dass Sie wirklich die Effizienz und Ihr Betriebsergebnis steigern.
Sparen Sie Zeit und Personalkosten.

Sie entscheiden selbst, welche die beste Self-Service Lösung für Ihr Unternehmen ist:
Einzelne Tools, ein IMS oder eine Lösung auf AD Basis.

Um Support für AD-Self-Service zu minimieren, haben wir ein Portal entwickelt und den
Fokus auf Bedienbarkeit und Benutzerfreundlichkeit gelegt.

Wir zeigen Ihnen gerne die Möglichkeiten und stehen Ihnen zur Seite.


Self-Service-Lösungen mit FirstAttribute

Als erfahrene Active Directory und Identity Management Spezialisten kennen wir Self-Service-Lösungen, die auf Active Directory basieren und solche, die zentral über ein Identity Management System, mit Portal-Option, abgewickelt werden. In Identity Management Portalen können die Rollen und Berechtigungen, sowie das Passwortmanagement von Administratoren, oder von den Mitarbeitern selbst geregelt werden.

Self Service pro System

Einige Systeme und Anwendungen bieten von Anfang an Self-Service-Portale bzw. -Funktionen an. Der Vorteil für Sie ist, dass keine weiteren Systeme angepasst werden oder verbunden werden müssen. Der Nachteil liegt leider ebenfalls auf der Hand. Jeder Mitarbeiter benötigt ein Benutzerkonto pro System. Dies ließe sich mitSingle Sign-On lösen. Nun muss allerdings jede Identität separat gepflegt werden. Zudem müssen Ihre Anwender jedes System bzw. Portal erst erlernen. Support und administrative Aufgaben werden gesenkt, aber weniger als mit den folgenden Lösungen.

Identity Management System mit Self Service Portal

Wenn Sie ein komplexesIdentity Management System, werden Benutzerkonten und Systeme gekoppelt. Je nach Ausprägung und Implementierung des IMS gibt es umfangreiche Self-Service-Portale für die Identitäts- und Zugriffsverwaltung und einen IT-Shop (Service Catalogue).Genehmigungsworkflowslassen sich abbilden und an HR- und Controlling-Systeme koppeln. Im Idealfall erlernen Ihre Anwender nur ein neues Portal. Diese umfänglichste Lösung hat allerdings auch Herausforderungen. Eine ist sicher deren Implementation selbst, sowie die Verbindung und Einrichtung von Services (bzw. Konnektoren) zu den Zielsystemen.

Self-Service-Varianten

IDM-Portallösung auf Basis von Active Directory

Mit der, in unserem Hause entwickelten FirstWare Software, können Ihre Mitarbeiter direkt im Active Directory über das Portal personenbezogene Daten einpflegen und diese selbst ändern. Zum Beispiel können Telefonnummer, Adresse und bestimmte Attribute in der Benutzerverwaltung vorgegeben werden. Sie können Ihr Account mit einem hochgeladenem Foto personalisieren und dieses an andere Anwendungen verteilen. Die Mitarbeiter können Ihre Passwörter selbst zurücksetzen, was die Administratoren in ihrer Funktion entlastet. Um Zeit und Personalkosten zu sparen können auch technische Aufgaben an nicht IT- Mitarbeiter delegiert werden. Diese Aufgaben werden, dank einer individualisierten und benutzerfreundlichen Portal-Oberfläche leicht und unkompliziert erledigt. Weitere Systeme können direkt mit dem AD verbunden werden und Daten austauschen.

Der Vorteil besteht in der kurzfristigen und kostengünstigen Implementierung. Die Lösung hat im Vergleich zum IMS eine geringere Komplexität, ermöglicht aber bereits viele meistgenutzte Self-Service-Funktionalitäten.


Konzeption und technische Umsetzung

Wenn Sie Fragen zu Konzeption und Umsetzung haben, freuen wir uns darauf von Ihnen zu hören und Sie zu unterstützen:

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