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Genehmigungs-Workflow-Management

Die Abbildung von Genehmigungs-Workflows in IT-Systemen spart Ihnen viel Zeit und manuelle Papierarbeit. Statt Unterschriftenmappen durch lange Gänge zu tragen, können Genehmigungsprozesse schnell und übersichtlich abgewickelt werden. Durch den Einsatz von IT-Systemen für Genehmigungsprozesse können auch leichter die Anforderungen an das Compliance Management berücksichtigt werden.

Genehmigungs-Workflow

Damit Sie Genehmigungs-Workflows optimal nutzen können, empfehlen wir Ihnen sich im Vorfeld mit dem Thema Organisations-Management auseinander zu setzen.

 


Abbildung des Genehmigungsprozesses

Workflow und Prozess

Im Gegensatz zu einem Prozess, der angestoßen wird und ein Ergebnis liefert, wird bei einem Workflow eine Reihe von Aktionen ausgeführt. Um die jeweils nächste Aktion auszulösen, wird eine Eingabe benötigt.

Genehmigungs-Workflow

Im Schaubild ist nun der Genehmigungsprozess eines Geschäftsprozesses schematisch dargestellt. Dieser Geschäftsprozess wird häufig innerhalb eines Drittsystems, wie beispielsweise dem Einkaufssystem oder dem Vertriebsystem, dargestellt.

Damit Workflows dynamisch erzeugt werden können, müssen Prozess, Organisationsstruktur und Rollen in diesem Drittsystem abgebildet werden.

Herausforderungen

Die Herausforderungen bei der Umsetzung sind u.a. die Folgenden:

  • Wie erhält das Drittsystem die Information?
  • Wer darf überhaupt Genehmigungsanträge stellen?
  • Wer ist der richtige Genehmiger für einen bestimmten Geschäftsprozess?

Häufig kommt es zu Veränderungen der Genehmiger (Manager).

Bei der Optimierung der Geschäftsprozesse kann das Identity und Access Management von enormer Bedeutung sein. Befinden sich beispielsweise im Unternehmensdirectory (häufig Active Directory) die Informationen zu Rollen und Eigenschaften der Anwender, können diese Informationen von Drittsystemen einfach (z.B. LDAP, SAML) genutzt werden. Das beschleunigt enorm die Geschäftsprozesse in den Drittsystemen und führt zu einer höheren Datensicherheit.

Nicht nur Identity Workflows

Vielfach wird sich im Zusammenhang mit Identity Management Systemen bei Workflows auf die reinen Identitäts-Workflows konzentriert.

Das ist häufig zu kurz gedacht.

Die FirstAttribute schaut, ob Prozesseinsparungen über den Tellerrand des Identity und Access Management hinaus möglich sind. Durch diese Betrachtung erhöht sich der Nutzen von Identity und Access Management im Unternehmen enorm. Identity Management hat keinen Selbstzweck. Es soll einen Nutzen haben und damit einen Mehrwert für das Unternehmen erzeugen.


Identity Management als Informationslieferant

Ob für die Umsetzung ein komplexes Identity Management System oder ihr Active Directory mit Zusatzkomponenten ausreicht, kann nicht pauschal beantwortet werden. Diese Entscheidung sollten Sie dann treffen, wenn die Anforderungen an die Genehmigungs-Workflows klar auf der Hand liegen.


Vorgehensweise der FirstAttribute

Zunächst analysieren wir gemeinsam mit Ihnen die Anforderungen an Genehmigungs-Workflows in Ihrem Unternehmen. Sollten sich die Anforderungen nur auf das Thema Identity und Access Management beschränken, prüfen wir, welche technische Lösung am besten geeignet ist.

Technische Lösungsmöglichkeiten für Genehmigungs-Workflows sind:

  • Standardmittel (z.B. SharePoint)
  • das Service Desk Werkzeug oder
  • ein Identity Management System

Jede dieser Lösungsmöglichkeiten hat seine Vor- und Nachteile. Bei unserem Kunden haben wir bereits die verschiedensten Lösungen implementiert, kombiniert oder angepasst.

Nach der Prozess- und Genehmigungsprozessoptimierung des Identity und Access Managements führen wir häufig im zweiten Step eine Art Genehmiger-informationskomponente ein. Technisch handelt es sich dabei häufig um einen Web-Service oder eine SAML-Anbindung einer Drittanwendung.

Somit erhalten Sie einen Mehrfachnutzen durch die Automatisierung von Genehmigungsworkflows:

  1. Optimierung des Identitäts- und Access Management Prozess und
  2. Optimierung der Geschäftsprozesse

Zweite Thematik führt häufig zum größeren Nutzwert des Unternehmens und spart Kosten und Aufwendungen im erheblichen Maße ein.


Dynamische Generierung von Genehmigungs-Workflows

Es kann notwendig sein, dass mehrere Verantwortliche zustimmen müssen, bevor eine Genehmigung erteilt wird. Wenn Sie mehrere Genehmiger benötigen, lässt sich der entsprechende Genehmigungs-Workflow auch dynamisch erzeugen. Technisch gesehen, haben Sie die Möglichkeit Regeln anzulegen, wie Sie es sonst für eine Bestellanforderungen auf Papier tun.

Alle betreffenden Manager bekommen dann nach und nach eine Genehmigungsaufforderung.
 

Beispiel: Dynamischer Workflow einer Bestellung

Meldet ein Mitarbeiter einen Bedarf auf eine Kostenstelle an, beginnt der Genehmigungs-Workflow für die Freigabe der Bestellung.

Zuerst bekommt die Manager-Rolle (der entsprechenden Organisationseinheit) eine Freigabeaufforderung, der die Kostenstelle zugeordnet ist.

dynamische-workflows-bestellung

Die Bestellung:

Kostenstelle 12345
Inhalt Anpassung eines IT-Systems
Kosten 30.000 Euro

Freigabegrenzen:

Limit 2 50.000 Euro
Limit 3 10.000 Euro
Limit 4   2.000 Euro

Basierend auf der Kostenstelle und den verknüpfen Managern und Betragsgrenzen wird ein dynamischer Genehmigungs-Workflow für drei Ebenen erzeugt.

Bei einer Bestellung im Wert von 30.000 Euro müssen im Beispiel also drei Vorgesetzte zustimmen. Üblicherweise genehmigt zunächst der Vorgesetzte mit der niedrigsten Freigabegrenze (hier: Limit 4 / 2.000 €). Im Anschluss an eine postive Freigabe erhält der nächsthöhere Manager eine Genehmigungsanfrage und so weiter.
 

Vorteil der mehrstufigen Genehmigung

Zunächst prüfen die Verantwortlichen auf der unteren Ebene die Bestellung. Auch wenn der Betrag deren Freigabegrenze übersteigt, können Sie bereits auf unpassende Anfragen reagieren und die Bestellung ablehnen. Abhängig von Ihren Anforderungen, kann eine Bestellung bereits auf unterster Ebene komplett abgelehnt werden. Manager auf höheren Ebenen werden dadurch entlastet.


Beratung Workflow-Management

Wir unterstützen Sie konzeptionell und technisch bei der Umsetzung von Workflows und der Automatisierung von Prozessen. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie mehr zum Thema oder unseren Referenzen wissen möchten.

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