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Organisations-Management

Die Übertragung und Verwaltung Ihrer Organisationsstruktur in IT Systeme wird auch als Organisations-Management bezeichnet. Organisation ist aber viel mehr als das Koppeln von Kostenstellen an Mitarbeiter mittels HR Software. Fangen Sie deshalb nicht bei der technischen Lösung an. Beginnen Sie beim Anwender, der Organisationsstruktur und der Datenqualität.

Organisations-management

Mit einem systematischen Organisations-Management machen Sie Ihre Verwaltung einfacher und transparenter. Sie können Genehmigungs-Workflows technisch umsetzen und Anwender schneller mit notwendigen Ressourcen ausstatten (Provisioning).
Betrachten Sie den vielschichtigen Begriff Organisation aus unterschiedlichen Perspektiven. Wir zeigen Ihnen gern, was dabei zu beachten ist (IDM Consulting).


Organisation

"Organisieren" bedeutet so viel wie "aufbauen", "gestalten" oder "strukturiert ordnen".

Das Wort "Organisation" steht einerseits für den Prozess des Organisierens und anderseits für die Organisationsstruktur. Im geschäftlichen Sinne wird die Organisationsstruktur häufig als Organisationsaufbau, Organisationshierarchie und Ablauforganisation bezeichnet.

In der Unternehmensorganisation finden wir

  • Hierarchieelemente, z.B.
    • Abteilungen
    • Teams
    • Bereiche etc.
  • Organisationsobjekte: z.B.
    • Mitarbeiter
    • Manager
    • Rollen, etc.

Wir unterstützen Sie gern bei Aufbau oder Strukturierung Ihrer Organisation in IT-Systeme (Indentity Management Consultings).


Erst organisieren - dann die technische Lösung

Ein wesentlicher Teil der Organisation sind Identitäten.
Aus dem Grund lässt sich das Thema Identity- und Organisationsmanagement gut verknüpfen.

Doch wie lassen sich diese beiden Themen ideal verknüpfen?

Warum sind Identity Management Systeme nicht die Lösung?

Einige Unternehmen waren der Meinung, dass ein Identity Management System diese Herausforderung löst. Das ist nicht immer der Fall. In einigen Fällen wird durch ein falsches Identity Management System die Lösung sogar schwieriger.

Bevor die FirstAttribute die beiden Themen Identity- und Organisations-Management verknüpft, prüfen wir gemeinsam mit Ihnen die Anforderungen.

Welche Ziele sollen im Ergebnis erreicht werden?

Vielfach soll im Intranet (z.B. SharePoint) oder im E-Mail-System (z.B. Exchange, Notes) erkennbar sein,

  • wer zu welcher Abteilung angehört
  • wer welche Funktion hat
  • wer welche Berechtigungen (z.B. Dateizugriffe, Applikationszugänge) besitzt

Sind diese Informationen für die Mitarbeiter Ihres Unternehmens schnell und einfach zugänglich, fördern Sie damit die Kommunikation und Geschwindigkeit von Prozessen. Darüber hinaus wird die Sicherheit im Unternehmen erhöht. Berechtigungen können sozusagen automatisch ermittelt werden können (z.B. Dynamische Verteilerlisten, Dynamic Access Control oder DynamicGroups).

Voraussetzung dafür ist, dass die Identitäts- und Organisationsprozesse in qualitativer Hinsicht optimal ablaufen.

Informationen zur Organisation im Active Directory

Die Bereitstellung der Organisationsinformationen erfolgt über das Unternehmensdirectory (häufig Active Directory) in Form von Eigenschaften der Anwendern oder Rollen-zugehörigkeiten (z.B. AD-Gruppen). Über die Rollenzugehörigkeiten können leicht Berechtigungszuordnungen oder Richtlinien (z.B. GPOs) abgeleitet werden.

Der Nutzen der Organisationsinformationen im Unternehmensdirectory ist groß. Nutzen doch heute die meisten Anwendungen das interne Unternehmensdirectory. Beispielsweise können über SAML (z:B. durch den Einsatz von ADFS) diese Organisationsinformationen auch einfach von Cloud- und Web-Anwendungen jeglicher Art genutzt werden.

Wer verwaltet die Organisationsdaten, mit welchem System?

Im Zusammenhang mit dem Identity Management ergeben sich folgende wichtig Fragen:

  1. Wo kommen die Informationen her?
  2. Welcher Bereich im Unternehmen verwaltet diese Daten?
  3. Gibt es bereits ein System?

Viele Unternehmen nutzen SAP/HR und SAP/OM für die Verwaltung ihrer Mitarbeiter und ihrer Aufbauorganisation. Je nach Größe, Komplexität und Anforderung des Unternehmens schaffen wir hierfür eine Schnittstelle, damit die Indentitäts- und Organisationsinformationen im Unternehmen, im Unternehmensdirectory schnell und richtig zur Verfügung stehen.

Brauchen Sie ein Identity Management System?

Die Frage, ob für die Verknüpfung ein Identity Management System (IMS) sinnvoll ist, kann nicht allgemein betrachtet werden. In vielen Unternehmen ist eine Nutzung möglich, ohne ein komplexes und teures Identity Management System zu implementieren.

Die Prozessverbesserung für das Unternehmen, die Behörde oder die Institution sind erheblich, wenn man das Thema Identity- und Organisation-Management koppelt:

  • Höhere Sicherheit, da organisatorische Veränderungen der Mitarbeiter sofort abgebildet werden.
  • Schnellere Geschäftsprozesse, da die notwendigen Informationen für jeden berechtigten Anwender zugänglich sind.
  • Weniger Fehler in den Geschäftsprozessen, da die richtigen Ansprechpartner rechtzeitig bekannt sind.
  • Schnellerer Zugriff, da Berechtigungen von Organisationszugehörigkeiten und Rollenzugehörigkeiten abgeleitet werden können.
  • Nutzung neuer Anwendungen, da die Bereitstellung der Informationen über bekannte Standards, wie SAML oder LDAP erfolgen kann.
  • Weniger administrativer Aufwand, da automatisierte Ableitungen erfolgen.

Vorteile des Organisations-Managements

Worin liegen nun konkret die Vorteile für Sie?

Durch die Abbildung Ihrer Organisationsstruktur in ein IT-System können Sie Prozesse "echt" automatisieren. Sie haben kaum Aufwand, wenn sich bei den Mitarbeitern oder Abteilungen etwas ändert.

Mit der Einführung eines Organisations-Management-Systems ändert sich folgendes:

  1. Strukturbasiert statt Kostenstellen-Basis
  2. Kostenstellen mit Rollen verknüpft statt mit Personen
  3. Automatisiertes Provisioning möglich
  4. Genehmigungs-Workflow möglich

Dazu zwei Beispiele:

Beispiel 1 - Der neue Mitarbeiter

Der neue Mitarbeiter aT. Sturm wird für die IT-Abteilung Service Management eingestellt. Vorgesetzter und Abteilungsleiter ist Herr A. Meier.

Ohne Organisations-Management:

Die Personalabteilung legt in einem HR-Management-System wie SAP HR einen neuen Mitarbeiter an. In der Regel werden die folgenden Daten gepflegt:

  • Name
  • Vorname
  • Kostenstelle
  • Abteilung

Die Kostenstelle wird der IT-Abteilung Service Management zugeordnet. Owner ist die Person A.Meier. Im Anschluss müssen Benutzerkonten, Zugänge etc. bestellt werden. Dabei werden mehrfach die gleichen Daten verwendet (Namen, Kostenstellen etc.). Dies bedeutet einen hohen administrativen Aufwand, Fehleranfälligkeit und später viele Anpassungen.

Mit Identity- und Organisations-Management (gekoppelt):

Auch hier legt HR einen neuen Mitarbeiter an. Herr Sturm wird angelegt und mit der Abteilung Service Management verknüpft. Die Rolle des Abteilungsleiters wird sein Vorgesetzter, nicht die Person A. Meier. Das Ergebnis ist zunächst das Gleiche. Ändert sich später die Person des Vorgesetzten, bleibt die Rolle jedoch gleich. Durch automatisiertes Provisioning erhält T.Sturm alle notwendigen Anwendungen, Laufwerke und Zugriffe, die ein Service-Management-Mitarbeiter benötigt.

Vorteile des Organisations-Managements beim Onboarding:

  • Zeitersparnis
  • Geringere Fehleranfälligkeit
  • Weniger Administrativer Aufwand
  • Schnellere Bereitstellung

 

Beispiel 2 - Der Abteilungswechsel

Mitarbeiter T.Sturm wechselt in die Logistik Abteilung. Die Daten in Ihrem Adressbuch geben dies aber nicht wieder. Vielleicht erscheint der Mitarbeiter erst Wochen später in der richtigen Verteilerliste.

Ohne Organisations-Management

Ohne Organisationsmanagement sind hierfür manuelle Eingriffe verschiedener Abteilungen notwendig. HR muss die Kostenstelle ändern, einen neuen Vorgesetzten zuordnen. Benutzerkonten von Spezialanwendungen müssen geschlossen werden. Das Telefonbuch und Mail-Verteilergruppen müssen aktualisiert werden. Gern werden Berechtigungen auf Verzeichnisse und Services vergessen…

Beim Wechsel eines Mitarbeiters in eine andere Abteilung ändern sich auch IT-Ressourcen. Dafür sind Genehmigungen von mehreren Managern erforderlich (z.B. vom neuen und vom alten Vorgesetzten). Es werden Formulare und Unterschriftenmappen herausgesucht…

Mit Organisations-Management:

Wenn Sie eine Organisationsmanagement-Software verwenden, muss Ihre HR-Abteilung lediglich die Kostenstelle am Mitarbeiter ändern.

Automatisch erfolgen kann:

  • die Zuordnung zur Abteilung
  • die Zuordnung des neuen Vorgesetzten
  • die Aufnahme in die entsprechenden Rollen
  • die Aufnahme in Verteilergruppen

Automatisierung von Prozessen

Viele tägliche Prozesse in Ihrem Unternehmen können mithilfe eines Organisationsmanagements automatisiert werden. Sie sparen sich damit Bürokratie, Zeit und Ressourcen.

Genehmiger für Warenbestellungen, Organisationsveränderungen oder ähnliches können automatisch anhand der Organisationshierarchie ermittelt werden.

Reporting

Organisationsmanagement ist nicht nur sinnvoll für die Automatisierung von Prozessen, sondern verschafft Ihnen und Auditoren einen übersichtlichen Einblick in die Strukturen und Hierarchien Ihres Unternehmens. Sie können z.B. auf einen Blick sehen wer der Vorgesetzte eines Mitarbeiters ist, wer dessen Vorgesetzte ist, usw. Oder Sie können z.B. einen Report generieren welcher Manager die meisten Mitarbeiter hat. Jeder denkbare Report kann erstellt werden, solange die Daten vorhanden sind.

Access-Management

Organisationsmanagement kann außerdem die Grundlage für ein effizienteres Access-Management sein. So kann z.B. jedem Mitarbeiter der die Rolle "Mitarbeiter der Controlling Abteilung" hat automatisch das Recht auf ein Filesystem oder eine Datenbank gegeben werden.

Anhand dieser Berechtigungen können außerdem sogenannte "Risk-Assessments" erstellt werden. Beispielsweise können Mitarbeiter identifiziert werden die eine überdurchschnittliche Anzahl an Berechtigungen auf sensible Daten haben.

Schnittstellen

Ein wichtiger Aspekt bei der Einführung einer neuen Software ist die Möglichkeit der Nutzung vorhandener Systeme und etablierter Prozesse. Haben Sie z.B. bereits ein HR-System so kann dieses an die Organisationsmanagement-Software angeschlossen werden um die Verknüpfung von Mitarbeitern zu Organisationen zu erleichtern.

Viele Systeme bieten hierfür native Schnittstellen zueinander, die allerdings oft Lizenzen kosten. Eine kostengünstige Alternative zu nativen Schnittstellen können oft einfache, Text-basierte Imports/Exports sein. Wir beraten und unterstützen Sie gerne auch bei der Implementierung von Schnittstellen zu Ihrer vorhandenen Software.


Unser Angebot

Die FirstAttribute AG hat langjährige Erfahrung bei der Analyse von Business-Prozessen und der Umsetzung dieser Prozesse in einem Organisationsmanagement-System. Wir unterstützen Sie nicht nur bei der Implementierung einer Software sondern bereits bei dem Auswahlprozess um die Lösung zu finden die zu Ihrem Unternehmen passt.

Kontaktieren Sie uns noch heute um einen unverbindlichen Termin zu vereinbaren.

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