Abwesenheitsassistent ohne Outlook-Zugriff setzen

Seit Beginn der Corona-Epidemie mussten viele Mitarbeiter die Büros plötzlich verlassen, um zu Hause zu bleiben. Diejenigen, die von einer HomeOffice-Lösung profitieren, konnten weiterarbeiten.

Die anderen haben oft keinen Zugriff auf ihre Outlook-Konten. Wie können die Mitarbeiter ein Abwesenheitsassistent ohne Outlook-Zugriff setzen?

Trotz abwesender Mitarbeiter müssen die Unternehmen weiterlaufen. Dafür ist die Organisation wichtig. Aber wie können Sie sich organisieren, wenn niemand weiß, wer noch da ist? Oder an wen Sie sich wenden sollen.
Mit dem FirstWare IDM-Portal von FirstAttribute kann der Abwesenheitsassistent durch Abteilungsleiter gesetzt werden.

IT-Admin setzt Abwesenheitsassistent für Kollegen

Das Beispielszenario – Coronavirus Pandemie:

Einen Mitarbeiter muss plötzlich zu Hause bleiben, ohne HomeOffice Lösung, bzw. Outlook-Zugriff. Der Mitarbeiter soll alle seine Kollegen, Partner und Kunden über seine Abwesenheit schnellstmöglich informieren, damit Sie sich organisieren können. Jedoch kann er von zuhause kein Abwesenheitsassistent ohne Outlook-Zugriff setzen.

Ein Abwesenheitsassistent kann nur durch die abwesende Person und die IT-Abteilung in Exchange gesetzt werden. Der Mitarbeiter sollte sich dann so schnell wie möglich mit seinem Vorgesetzten in Verbindung setzen, der wiederum an der IT-Abteilung. Und dies so oft wie die Situation der Mitarbeiter sich ändert.

Darüber hinaus kann die IT mehrere Stunden oder Tage benötigen, um die Informationen zu verarbeiten.

Abwesenheitsassistent an Kollegen delegieren

Mit dem IDM-Portal kann der Vorgesetzte ohne Outlook-Zugriff eine Abwesenheitsnachricht für seine Mitarbeiter einrichten. Je nach Konfiguration können dies auch Kollegen übernehmen. Das IDM-Portal ist eine Software, die den Zugriff auf Identitäts- und Verzeichnisdienste ermöglicht.

Es sind keine IT-Kenntnisse erforderlich, um diese Aufgabe zu erledigen, außer die Bedienung des Browsers (nicht Exchange/O365 Administration).
Sobald bekannt ist, dass der Kollege verhindert ist, kann ein Vorgesetzter/Kollege den Abwesenheitsassistenten mit wenigen Klicks aktivieren.

Damit können Sie:

• Prozesse reduzieren
• Zeit sparen
• Datenschutz gewährleisten, da kein Anmelden am PC des Mitarbeiters erforderlich
• Kontrolle behalten (Logging, Zusatz-Benachrichtigungen)

Weitere Office 365 und AD Aufgaben delegieren

Mit IDM-Portal können Sie weitere Aufgaben der Office 365 und AD Benutzerverwaltung delegieren.

Mitarbeiter ohne IT-Kenntnisse können zum Beispiel neue Benutzer anlegen, Berechtigungen verwalten, Attribute aktualisieren, Kennwörter zurücksetzen …

Fazit

In dieser Zeit der Corona-Pandemie ist es für die Organisation des Unternehmens wichtig, Abwesenheitsassistent auch ohne Outlook-Zugriff aktivieren zu können.

Darüber hinaus müssen andere Daten wie Telefonnummern, der Status bestimmter Mitarbeiter aktualisiert werden.
Die IT-Abteilung wird schnell überlastet. Mit IDM-Portal können viele Aufgaben der AD-Benutzerverwaltung an Kollegen delegiert werden. Alternativ wäre auch möglich, dass Mitarbeiter im SelfService bestimmten AD und O365 Daten selbst aktualisieren, und dies auch von zu Hause mit einer Cloud basierte Lösung wie my-IAM.

Für weitere Informationen zum Abwesenheitsassistent und zur Optimierung Ihres Identitätsmanagements, können Sie uns gerne kontaktieren.

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