Abwesenheitsassistent ohne Outlook-Zugriff setzen

Seit Beginn der Corona-Epidemie mussten viele Mitarbeiter die Büros plötzlich verlassen, um zu Hause zu bleiben. Diejenigen, die von einer Homeoffice-Lösung profitierten, konnten weiterarbeiten.

Die anderen hatten oft keinen Zugriff auf ihre Outlook-Konten. Wie können die Mitarbeiter einen Abwesenheitsassistenten ohne Outlook-Zugriff setzen?

Trotz abwesender Mitarbeiter müssen die Unternehmen weiterlaufen. Dafür ist die Organisation der Teams und Mitarbeiter um so wichtiger. Aber wie können Sie sich organisieren, wenn niemand weiß, wer noch da ist? Oder an wen Sie sich wenden sollen?

Mit dem FirstWare IDM-Portal von FirstAttribute kann der Abwesenheitsassistent durch Abteilungsleiter gesetzt werden.

IT-Admin setzt Abwesenheitsassistent für Kollegen

Das Beispielszenario – Coronavirus Pandemie:

Ein Mitarbeiter muss plötzlich zu Hause bleiben, ohne eine Homeoffice-Lösung bzw. Outlook-Zugriff zu haben. Der Mitarbeiter soll seine Kollegen, Partner und Kunden über seine Abwesenheit schnellstmöglich informieren, damit sie sich organisieren können. Jedoch kann er von zu Hause keinen Abwesenheitsassistenten ohne Outlook-Zugriff setzen.

Ein Abwesenheitsassistent kann normalerweise nur durch die abwesende Person und die IT-Abteilung in Exchange gesetzt werden. Der Mitarbeiter sollte sich dann so schnell wie möglich mit seinem Vorgesetzten in Verbindung setzen, der wiederum die IT-Abteilung kontaktieren muss. Dieser Vorgang geschieht so oft, wie die Situation der Mitarbeiter sich ändert.

Darüber hinaus kann die IT mehrere Stunden oder Tage benötigen, um die Informationen zu verarbeiten.

Abwesenheitsassistent an Kollegen delegieren

Mit dem FirstWare IDM-Portal kann der Vorgesetzte ohne Outlook-Zugriff eine Abwesenheitsnachricht für seine Mitarbeiter einrichten. Je nach Konfiguration können dies auch Kollegen übernehmen. Genauer betrachtet, ist das IDM-Portal eine Software, die den Zugriff auf Identitäts- und Verzeichnisdienste ermöglicht.

Es sind keine tieferen IT-Kenntnisse erforderlich, um diese Aufgabe zu erledigen, außer die Bedienung des Browsers (nicht Exchange/M365 Administration).
Sobald bekannt ist, dass der Kollege verhindert ist, kann ein Vorgesetzter/Kollege den Abwesenheitsassistenten mit wenigen Klicks aktivieren.

Damit können Sie:

• Prozesse reduzieren
• Zeit sparen
• Datenschutz gewährleisten, da kein Anmelden am PC des Mitarbeiters erforderlich ist
• Kontrolle behalten (Logging, Zusatz-Benachrichtigungen)

Weitere Microsoft 365 und AD Aufgaben delegieren

Mit IDM-Portal können Sie weitere Aufgaben der Microsoft 365 und AD Benutzerverwaltung delegieren.

Mitarbeiter ohne besondere IT-Kenntnisse können zum Beispiel neue Benutzer anlegen, Berechtigungen verwalten, Attribute aktualisieren, Kennwörter zurücksetzen …

Fazit

In dieser Zeit der Corona-Pandemie ist es für die Organisation eines Unternehmens wichtig, Abwesenheitsassistenten auch ohne Outlook-Zugriff aktivieren zu können. Darüber hinaus müssen andere Daten, wie Telefonnummern oder der Status bestimmter Mitarbeiter, aktualisiert werden. Überlässt man dies ausschließlich der IT-Abteilung, wird sie schnell überlastet.

Mit dem IDM-Portal können viele Aufgaben der AD-Benutzerverwaltung an Kollegen delegiert werden. Alternativ wäre auch möglich, dass Mitarbeiter im Self Service bestimmte AD und M365 Daten selbst aktualisieren. Realisierbar ist dies auch von zu Hause mit einer cloudbasierten Lösung, wie my-IAM.

Für weitere Informationen zum Abwesenheitsassistenten und zur Optimierung Ihres Identitätsmanagements, können Sie uns gerne kontaktieren.

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