Microsoft Teams Management
Optimierte Verwaltung von Microsoft Teams
Schnelle und kurze Kommunikation, gemeinsames Arbeiten, vereinen von unterschiedlichen Kompetenzen.
Teams macht digitale Teamarbeit einfacher – aber wie macht man Teams einfacher?
Zusammenarbeit mit Microsoft Teams
Was ist Microsoft Teams?
Einfach ausgedrückt ist Microsoft Teams der Ort der Zusammenarbeit in O365. Alle Chats, Online-Meetings, Dateien und Apps Ihres Teams werden an einer zentralen Stelle verwaltet.
Microsoft Teams ist derzeit eine der am stärksten wachsenden Anwendungen im Bereich Office 365. Es soll eine teamorientierte Arbeitsweise und Collaboration im Unternehmen stärken.
Aktuell nutzt jeder 5. Office 365 Anwender Teams mit steigender Tendenz.
Einordnung: Wann verwende ich welches MS-Tool?
Teams wurde gestartet, um der Kommunikationsanwendung Slack etwas entgegen zu setzen. Microsoft bietet aber auch andere Anwendungen an, die ähnliche Funktionen wie Microsoft Teams haben. Es ist daher schwierig, sie gut zu unterscheiden.
In der folgenden Tabelle haben wir grob die Anwendungsbereiche der MS-Tools zusammengefasst:
| Outlook: | Formelle E-Mail Kommunikation |
| Yammer: | Für große Organisationen, um die Mitarbeiter einzubeziehen (Facebook-ähnlich) |
| Kaizala: | Insbesondere in Schwellenländer und für sehr spezifische Szenarien |
| Share Point: | Kollaboration mit strukturierten Daten (z.B. Listen, Dateiablagen) |
| Planner: | Für das Aufgabenmanagement über Zeiträume mit mehreren Personen |
| ToDo: | Tägliche Aufgabenverwaltung, Checklisten (ehemals Wunderlist) |
| Microsoft Teams: | Ist der primäre Hub für Kollaboration in Teams |
Vorteile: Was bringt Microsoft Teams?
Zentrale Kommunikation: Eine der Hauptmotivationen von Microsoft Teams besteht darin, die gesamte Kommunikation des Unternehmens in einem Tool zu bringen. Alle Informationen eines Teams werden am selben Ort konzentriert.
Um die Kommunikation zu erleichtern, ist Teams mit Sharepoint, OneDrive, Outlook Skype for Business und vielen anderen Anwendungen kompatibel. Teams unterstützt auch eine Vielzahl unterschiedlicher Inhalte: Dokumente, Links, Podcasts, Videos …
Zusammenarbeit: Mehrere Personen können gemeinsam an denselben Dokumenten arbeiten. Darüber hinaus ist Teams überall dort erreichbar, wo eine Internetverbindung besteht. Und Teams ist auch responsive, das heißt auf Tablets, Mobiltelefon, Computer verfügbar.
Strukturiertes Arbeiten: In jedem Team können unterschiedliche Gesprächskanäle angelegt werden, um die Informationen in Themen zu gruppieren.
Jedes Team kann damit im Aufbau passend an die Arbeit der Gruppe strukturiert werden. Damit lässt es sich den jeweiligen Bedürfnissen gut anpassen.
Rollen: Wie strukturieren sich Teams?
In jedes Team haben die Mitglieder, mehr oder weniger Berechtigungen. Teams-Berechtigungen basieren sich auf Rollen. Es existieren im Teams drei verschiedene Rollen:
Rolle 1: Team-Owner
Benutzer, die das Team erstellt oder die Rolle zugewiesen bekommen hat. Er ist verantwortlich für die Verwaltung, die Team-weiten Einstellungen und der Mitgliedschaften, einschließlich Einladungen.
Rolle 2: Mitglieder
Der Benutzer, die zur Teilnahme am Team eingeladen wurde. Die Zugriffsrechte sind beschränkt. Der Benutzer kann nur das sehen was der Team-Owner freigegeben hat.
Rolle 3: Gäste
Office 365-Benutzer, die sich nicht in Ihrer Organisation befinden, können vom Team-Owner zum Team hinzugefügt werden. Alle Benutzer die über ein E-Mail-Konto für Geschäftsbenutzer oder Privatanwender (z.B. Gmail, Outlook usw.) verfügen, können als Gäste in Teams teilnehmen. Sie erhalten vollen Zugriff auf Microsoft-Anwendungen innerhalb der Organisation.
Gäste einladen zu können ist ein wichtiges Element. Damit kann ein Projekt vollständig am einem Ort stattfinden. Informationen sind nicht verloren, die Kommunikation ist mehr transparent. Jede Person, die im Team involviert ist, ist bekannt und ansprechbar.
Microsoft Teams Verwaltung
Die organisationsweite Benutzereinstellungen können vom Microsoft Teams Admin gesteuert werden. Die Einstellungen lassen sich überarbeiten im Microsoft Teams Admin-Center.
Das Verwalten von Teams sollte über den Teams-Admin (Owner-Abteilungsleiter) erfolgen.
In der Tabelle mit den Mitgliedern ist eine Spalte „Rolle“. Hier kann die Berechtigung des jeweiligen Mitglieds aktualisiert werden.
Der Besitzer hat alle Berechtigungen und kann Mitglieder hinzufügen oder entfernen. Ein hinzugefügtes Mitglied kann Kanäle und Reiter erstellen und das Team verlassen. Mitglieder hinzufügen oder Andere löschen kann nur der Ersteller der Gruppe.
Jedes teamfähige Mitglied mit Berechtigungen zum Erstellen einer Office 365-Gruppe kann ein neues Team erstellen und Eigentümer für dieses Team werden.
Standardmäßig können alle Benutzer mit einem Postfach in Exchange Online Office 365-Gruppen in Teams erstellen.
Herausforderung Teams
Microsoft-Teams bietet viel, allerdings sind die Berechtigungsmöglichkeiten beschränkt. Wenn zu viele Mitglieder Gruppen, Kanäle… anlegen können, ist Teams sehr schnell unübersichtlich. Wenn ein Mitarbeiter in einem Team arbeitet, kann er noch den Überblick behalten.
Aber wie ist es, wenn er in 10 Teams Mitglieder ist? Und wie kann einen Team Owner der Überblick seines Teams behalten? Und wie ist es, wenn zwei Teams gleich genannt sind?
Anwender beklagen sich, dass sie schnell die Sichtbarkeit verliert. Sie können nicht mehr erkennen, dass unser Team zuständig ist und wer sich darauf bezieht.
Es gibt nur 3 verschiedenen Rollen, die zum Verwalten jeder Gruppe vorhanden sind. Auf diese Weise sind die Berechtigungen sehr standardisiert. Alle Mitglieder haben die gleiche Rechte.
Wenn beispielsweise jedes Mitglied ein Kanal erstellt, schnell wissen die Mitglieder nicht mehr, wo sich die Informationen befinden. Darüber hinaus können auch Kanäle oder Gruppen gleich genannt werden.
Und die ganze Verwaltung von Teams ist auch sehr zeitaufwendig. Jedes Mal muss für ein Team, alle Berechtigungen definieren etc…
Von Administrator Seite, beklagen Sie sich darüber, dass wichtige Sicherheitsstandards nicht eingehalten werden und sie die Kontrolle verlieren. Wir möchten Sie unterstützen gemeinsam in dem Teams-Chaos Ordnung zu schaffen.
Von Administrator Seite, beklagen Sie sich darüber, dass wichtige Sicherheitsstandards nicht eingehalten werden und sie die Kontrolle verlieren. Wir möchten Sie unterstützen gemeinsam in dem Teams-Chaos Ordnung zu schaffen.
Microsoft Teams Management
MYIAM ermöglicht es Anwendern Aufgaben zu den Themen Identity, Authorization, Information und Prozesse selbst zu erledigen. Ziel ist es, dass Veränderungen durch den Anwender sofort durchgeführt werden.
Ein Anwender kann beispielsweise selbst die Berechtigungen für seine Projekte, seine Datenablage oder seine Informationen verwalten. Darüber hinaus hilft MYIAM dem Anwender Informationen leichter zu finden oder bereitzustellen. Die IT kann Richtlinien vornehmen, dass beispielsweise bei Forschungsprojekten nur Mitarbeiter des eigenen Unternehmens zugeordnet werden können.
Das Team-Management soll Anwendern und IT-Administratoren gleichermaßen helfen. Für die Anwender wird es leichter das richtige Team zu finden oder die richtigen Sicherheitseinstellungen für ihr Team vornehmen zu können. Die IT-Administratoren können über eine Art Templates es dem Anwender einfach machen Teams richtig und nach den Richtlinien des Unternehmens verwalten zu können
Weitere Infos
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Wir freuen uns darauf, Ihnen dabei zu helfen.